Счетоводство за Shopify магазини в България
Изграждането на добре работещ Shopify магазин изисква време, внимание и правилна подготовка. Същото важи и за счетоводната му организация – особено когато към продажбите се добавят различни методи на плащане, дигитална реклама, доставки и клиенти от други държави.
В това ръководство ще разгледаме всичко, което трябва да знаете за счетоводството на Shopify магазин в България през 2026 г, за да развивате бизнеса си спокойно и в пълно съответствие със закона.
1. Регистрацията по ЗДДС: Задължителна ли е преди първата продажба?
Най-голямата грешка на стартиращите Shopify търговци е липсата на предварителна консултация със счетоводител. При електронната търговия често ДДС регистрацията е задължителна още преди да сте направили първата си продажба. Ето защо:
Shopify, Meta, Google, TikTok и много от приложенията, които онлайн магазините използват ежедневно, се предоставят от чуждестранни компании.
Когато българската ви фирма получава облагаема B2B услуга с място на изпълнение в България, за която ДДС е изискуем от получателя, може да възникне задължение за регистрация по чл. 97а от ЗДДС.
Заявлението се подава не по-късно от 7 дни преди датата, на която данъкът за съответната доставка става изискуем – например при авансово плащане или настъпване на данъчното събитие. Това е по-точно от често срещаното правило „7 дни преди първата продажба“, защото вашите продажби всъщност не са определящи за тази регистрация.
На практика проблемът може да възникне още при първия платен Shopify абонамент, рекламна кампания или приложение.
Важно е и друго: регистрацията по чл. 97а не е равнозначна на стандартна пълна регистрация по ЗДДС. Затова още при старта си струва да се прецени дали частичната регистрация е най-разумният вариант или за бизнеса е по-подходяща доброволна пълна регистрация.
Купувате стока от други държави в ЕС? Има още един праг
При Shopify магазините често се мисли само за продажбите, но и покупките могат да създадат ДДС задължение.
Ако фирма, която не е регистрирана по общия ред на ЗДДС, придобива стоки от доставчици в други държави членки, трябва да се следи и прагът за облагаемите вътреобщностни придобивания. При надвишаване на 10 000 евро може да възникне задължение за регистрация по чл. 99 ЗДДС.
Това е особено важно за магазини, които зареждат стока от складове в Германия, Полша, Нидерландия или друга държава от ЕС.
Продавате на физически лица в ЕС?
При продажби на стоки към физически лица в други държави от ЕС счетоводната и ДДС стратегия през 2026 г. зависи от оборота ви, държавите, в които продавате, и това дали отговаряте на условията за новия режим за малки предприятия.
На практика има два основни режима, които трябва да познавате.
Вариант 1: SME режимът за малки предприятия
От 1 януари 2026 г. българските компании могат при определени условия да се възползват от трансграничния режим за малки предприятия (SME) и да извършват определени доставки в други държави от ЕС без да начисляват ДДС.
Това може да бъде особено интересна възможност за по-малки Shopify магазини, които тепърва навлизат на европейските пазари. Трябва обаче да се прецени и ефектът върху правото на данъчен кредит, затова SME режимът не е автоматично най-изгодният вариант за всеки бизнес.
Повече за условията, праговете и регистрацията можете да прочетете в специалната ни статия „НАП отваря вратите към Европа за малкия бизнес от 2026 г.“
Вариант 2: OSS при дистанционни продажби
Ако не прилагате SME режима и извършвате дистанционни B2C продажби в ЕС, трябва да следите общия праг от 10 000 евро за ЕС. Това не е отделен праг за всяка държава – при изчисляването му се вземат предвид съответните трансгранични продажби към крайни клиенти в държавите членки.
Когато вече трябва да начислявате ДДС според държавата на клиента, е важно да следите продажбите си по държави. Причината е, че за всяка продажба се прилага ДДС ставката, действаща в съответната държава за конкретния вид стока.
Пример: ако продавате на крайни клиенти в Германия, Франция и Румъния, трябва да можете да определите каква част от продажбите е реализирана във всяка от тези държави и да начислите съответната местна ДДС ставка.
Това обаче не означава непременно, че трябва да се регистрирате по ДДС поотделно във всяка от тях. Чрез OSS (One Stop Shop) можете да декларирате и платите от България ДДС, дължим за обхванатите от режима продажби в различните държави от ЕС.
Затова при навлизане на нов европейски пазар не гледайте само общия си оборот. Важно е да прецените кой режим е приложим за конкретните ви продажби – SME или OSS – както и какви ДДС правила и ставки действат в държавите, в които се намират клиентите ви.
2. Shopify магазинът трябва ли да бъде деклариран в НАП?
Задължение за подаване на информация за електронния магазин към НАП има, когато чрез него се приемат плащания, за които се изисква издаване на фискален бон. Данните се подават преди започване на продажбите, а при последваща промяна информацията се актуализира в 7-дневен срок.
Това означава, че още при настройването на магазина трябва да бъде ясно как ще плащат клиентите, през кои оператори ще минават парите и по какъв начин ще се регистрират продажбите.
Тези решения не трябва да се оставят за момента, в който първата поръчка вече е в Shopify.
3. Трябва ли ви касов апарат за Shopify магазин?
Отговорът не зависи от това дали поръчката е направена в Shopify, а от начина, по който клиентът плаща, и от избрания ред за отчитане.
- Наложен платеж с Пощенски паричен превод (ППП): Ако продавате в България и имате договор с куриер (напр. Еконт или Спиди) за изплащане на наложените платежи чрез ППП по банков път, НЕ ви трябва касов апарат. Разписката, издадена от куриера, замества фискалния бон. (Внимание: Ако договорът не е изрично за ППП и куриерът ви носи парите в брой, касов апарат е задължителен).
- Картови плащания (Shopify Payments, Stripe, PayPal и др.): Според промените в Наредба Н-18, приемането на плащания с дебитни/кредитни карти се приравнява на плащане в брой. Въпреки това, онлайн магазините могат да се възползват от изключението да издават Алтернативен фискален бон (Електронен касов бон), вместо да купуват физическо устройство. Но това не означава просто да инсталирате приложение в Shopify, което изпраща PDF по имейл.
За използване на алтернативния режим има технически и административни изисквания. Необходимо е да бъдат подадени определени данни към НАП, документът да съдържа задължителните реквизити – включително номер на поръчката, референтен номер на трансакцията и QR код и за всеки календарен месец да се подава стандартизиран одиторски файл до 15-о число на следващия месец.
Ако продавате стоки на клиенти в чужбина (ЕС или трети страни), изискванията на българската Наредба Н-18 за издаване на касов бон не се прилагат. - Традиционен банков превод (Wire transfer): Ако клиентът плати чрез директен превод от неговата IBAN сметка към вашата, фискален бон не се изисква.
4. Защо банковото извлечение не показва реалните приходи?
Много търговци отчитат приходите си, гледайки само сумата, която постъпва в банковата им сметка. Това може да доведе до неправилно отчетени приходи и проблеми при проверка или ревизия.
Платежните оператори (Stripe, PayPal, Shopify Payments) удържат своите такси (за транзакция, конвертиране на валута, chargeback), преди да ви преведат парите.
Пример от практиката:
- Клиент купува стока за 120 евро от вашия магазин.
- Платежният оператор удържа такса от 5,20 евро.
- По банковата ви сметка пристигат 114,80 евро.
Грешният подход: Осчетоводявате продажба за 114,80 евро.
Правилният подход: Осчетоводявате приход от продажба за 120 евро и отделен разход за финансови такси в размер на 5,20 евро.
Самият Shopify предупреждава, че отчетът за изплащанията (Payouts) не е отчет за приходи (Sales). За перфектно счетоводство е необходимо ежемесечно равнение между три ключови компонента: отчета за продажбите в Shopify, отчета на платежния оператор и реалното банково извлечение.
5. Как се отчитат върнатите суми (Refunds) и оспорените плащания (Chargebacks)?
Продали сте продукт за 100 евро, а две седмици по-късно клиентът го връща. В Shopify натискате Refund и от гледна точка на клиента случаят изглежда приключен.
От счетоводна гледна точка обаче тепърва трябва да бъдат проследени първоначалната продажба, възстановената сума, движението при платежния оператор и, когато е приложимо, връщането на стоката обратно в склада.
Подобна ситуация възниква и при оспорено картово плащане. Тогава клиентът оспорва извършена трансакция пред банката или картовия оператор, а платежният оператор може временно или окончателно да удържи сумата по продажбата. В някои случаи се начислява и допълнителна такса за обработката на спора.
Затова само банковото извлечение не е достатъчно, за да се проследят правилно всички движения.
Всеки месец е добре счетоводителят да разполага не само със справка за успешните продажби, но и с информация за възстановени суми, анулирани поръчки, оспорени плащания и други корекции. Така отчетите в Shopify, платежните оператори и реалните постъпления по банковата сметка могат да бъдат правилно съпоставени.
6. Специфики при Dropshipping продажбите
Dropshipping често се представя като счетоводно лесен модел, защото търговецът физически не държи стоката.
Данъчно обаче може да бъде точно обратното.
Например българска фирма продава продукт чрез Shopify, доставчик в Китай го изпраща директно на клиент в САЩ.
Тази операция не трябва автоматично да се определя като „тристранна операция“ по смисъла на правилата за ДДС в ЕС.
За правилното третиране трябва да се установят движението на стоката, мястото на доставката, кой е вносителят и какви задължения могат да възникнат в държавата на клиента.
Ако същият китайски доставчик изпраща директно към крайни потребители в ЕС, вече трябва да се анализират правилата за внос и режимът IOSS – Import One Stop Shop. IOSS е създаден за улесняване на декларирането и плащането на ДДС при определени дистанционни продажби на внасяни стоки с ниска стойност.
Има и една много актуална промяна: от 1 юли 2026 г. ЕС въведе временен митнически режим с фиксирано мито от 3 евро за определени артикули в нискостойностни пратки до 150 евро, влизащи в ЕС. Това прави предварителната калкулация на dropshipping модели към европейски потребители още по-важна.
При dropshipping документите от доставчика и доказателствата за плащане също трябва да бъдат съхранявани. Поръчка в AliExpress, Temu или друга платформа сама по себе си не решава автоматично въпроса със счетоводния документ.
Как се третират B2B продажбите към фирми в ЕС?
Тук също има една често срещана неточност.
Ако продавате стоки на фирма в друга държава от ЕС с валиден ДДС номер и стоката действително се транспортира от България до друга държава членка, при изпълнение на всички законови условия може да е налице вътреобщностна доставка с нулева ставка на ДДС.
Не е достатъчно клиентът просто да въведе някакъв VAT номер в Shopify checkout.
Трябва да се провери валидността на номера, да има необходимите доказателства за движението на стоката и операцията да бъде правилно включена в ДДС отчетността и VIES, когато това се изисква. НАП изрично разглежда вътреобщностните доставки като отделна категория доставки по ЗДДС.
При услугите B2B правилата са различни, затова не е добра практика всички европейски сделки да бъдат обобщавани под общото понятие „reverse charge“.
7. Какви документи изисква вашият счетоводител всеки месец?
За да бъде счетоводството ви изрядно, всеки месец трябва да генерирате и предавате следния дигитален пакет:
- Извлечения от виртуални портфейли: Месечни отчети (Statements) от Stripe, PayPal, Shopify Payments, Klarna и др.
- Банкови извлечения: От всички фирмени сметки (българска банка, Revolut Business, Wise, Payoneer).
- Фактури за разходи (Invoices): За абонамента на Shopify, приложения от Shopify App Store, реклами (Meta, Google, TikTok), закупена стока, хостинг.
- Справка за продажбите: Експорт на всички поръчки (Orders export) от административния панел на Shopify + справка за refunds и cancellations.
Често задавани въпроси (FAQ)
Трябва ли ми счетоводител за Shopify магазин?
Достатъчна ли е фактурата, генерирана от Shopify?
Наличен ли е Shopify Payments в България?
Управлението на Shopify магазин предлага огромни възможности за растеж, стига фундаментът на бизнеса ви да е изряден.
В Balance Invest помагаме на стотици онлайн търговци в България да структурират счетоводството си още преди старта. Фокусирайте се върху продажбите си – оставете счетоводството на нас! Свържете се с екипа ни за консултация.
